Pentru multe firme mici, WhatsApp a devenit a doua recepție. Clienții trimit poze cu mașina lovită, întreabă de ore libere, cer prețuri, confirmă programări. Aplicația este comodă, dar fără puțină organizare conversațiile se amestecă, iar unele cereri se pierd sub mesajele de familie. Ghidul acesta îți arată cum setezi WhatsApp pentru firmă, cum aduci clienți de pe site și cum păstrezi ordinea.
De ce WhatsApp Business și nu WhatsApp obișnuit?
WhatsApp Business este o aplicație gratuită, separată de WhatsApp-ul obișnuit, făcută pentru firme. Arată la fel pentru clienți, dar îți dă câteva unelte în plus:
- Profilul firmei: nume, descriere, adresă, program, site, e-mail;
- Mesajul de întâmpinare, trimis automat primului mesaj al unui client nou;
- Mesajul de absență, trimis în afara programului;
- Răspunsurile rapide: texte salvate pe care le trimiți scriind o scurtătură;
- Etichetele, adică marcaje colorate pentru conversații: „client nou”, „ofertă trimisă”, „plătit”;
- Catalogul, cu serviciile sau produsele tale și prețurile lor.
Aplicația se instalează din magazinul de aplicații al telefonului, la fel ca orice altă aplicație. Poți avea pe același telefon și WhatsApp-ul personal, pe alt număr, și WhatsApp Business, pe numărul firmei.
Folosește un număr dedicat firmei. Așa separi viața personală de cea profesională și poți preda telefonul unui coleg când ești în concediu.
Cum îți setezi profilul și mesajele automate?
O jumătate de oră de setări îți economisește ore în lunile următoare. Pașii:
- Instalează WhatsApp Business și înregistrează numărul firmei.
- Completează profilul: categoria, o descriere scurtă și clară, adresa, programul, site-ul.
- Pune ca imagine logoul sau o fotografie a locului, ușor de recunoscut.
- Scrie mesajul de întâmpinare, de exemplu: „Bună ziua, mulțumim că ne-ați scris. Spuneți-ne ce serviciu vă interesează și în ce zi, iar noi revenim în cel mai scurt timp.”
- Scrie mesajul de absență: „Acum suntem închiși. Programul nostru este luni–vineri, 9–18. Vă răspundem mâine dimineață.”
- Salvează 5–10 răspunsuri rapide pentru întrebările de fiecare zi: prețuri, adresă, program, pregătire.
Exemplu ipotetic: un service auto salvează răspunsul rapid „/adresa”, cu adresa, un link de hartă și ora de deschidere. Când cineva întreabă unde este service-ul, mecanicul scrie „/adresa” și trimite.
Cum aduci clienții de pe site pe WhatsApp?
Butonul de WhatsApp pe site este unul dintre cele mai simple și mai eficiente lucruri pe care le poți face. Vizitatorul atinge butonul și i se deschide o conversație cu firma, eventual cu un mesaj început, de tipul „Bună ziua, vă scriu de pe site despre…”.
Câteva reguli pentru buton:
- să fie vizibil pe telefon, fără să acopere textul;
- să apară pe fiecare pagină, nu doar pe cea de contact;
- mesajul pregătit să spună de pe ce pagină vine clientul;
- să fie însoțit de programul în care răspunzi.
Pentru detalii despre așezarea butoanelor de WhatsApp și de apel, citește ghidul butonul de WhatsApp și de apel pe site.
Poate un asistent AI să răspundă pe WhatsApp în locul tău?
Da. Un asistent AI este un program care citește mesajul clientului și răspunde în scris, din informațiile firmei tale: servicii, prețuri, program, reguli. Pe WhatsApp, el poate:
- răspunde imediat, inclusiv noaptea și în weekend;
- întreba detaliile care lipsesc: data, serviciul, fotografiile;
- face programări, dacă firma lucrează cu agendă online;
- îți trimite rezumatul cererii, cu numele și telefonul clientului;
- preda conversația unui om când apare o situație specială.
Asistentul lucrează din informațiile pe care i le dai și din regulile tale. Stabilești ce face singur, de exemplu răspunsurile despre prețuri și program, și ce îți lasă ție, de exemplu reclamațiile sau cererile pentru lucrări mari. Tu vezi în orice moment conversațiile și poți interveni oricând.
Mesajele automate simple din WhatsApp Business trimit același text tuturor. Asistentul AI înțelege întrebarea și răspunde la ea, ca un coleg bine informat. Pentru firmele care primesc zilnic multe mesaje, diferența se simte din prima săptămână.
La Logicon construim asistentul și pentru site-urile existente: pachetul BUSINESS al asistentului AI pe site-ul existent răspunde pe site și pe WhatsApp, din documentele firmei, cu programări și lista de clienți, la 500 €, apoi 200 € pe an.
Cum păstrezi ordinea în conversațiile cu clienții?
Când mesajele cresc, ordinea face diferența dintre o cerere onorată și una uitată. Câteva obiceiuri simple:
| Obicei | Cum îl aplici |
|---|---|
| Etichete pe stadii | client nou, ofertă trimisă, programat, finalizat |
| Conversații fixate | fixezi sus cererile la care ai de răspuns azi |
| Arhivare | arhivezi conversațiile încheiate, ca lista să rămână scurtă |
| Nume salvate clar | „Popescu Ion – baie Floreasca”, cu lucrarea |
| Ora fixă de răspuns | de exemplu, la prânz și la finalul zilei |
Pentru echipele în care mai mulți oameni răspund clienților, sau pentru firmele care primesc mesaje și pe Facebook și Instagram, merită un singur loc pentru toate conversațiile. Ghidul despre mesajele din toate canalele într-un singur loc explică variantele.
Cu ce începi chiar de azi?
Instalează WhatsApp Business pe numărul firmei, completează profilul și scrie cele două mesaje automate. Apoi notează, pe parcursul unei săptămâni, ce întrebări primești cel mai des și transformă-le în răspunsuri rapide. Când răspunsurile rapide nu mai țin pasul cu numărul de mesaje, este momentul pentru un asistent AI.
Întrebări frecvente
Pot folosi același număr pentru WhatsApp personal și pentru firmă?
Un număr de telefon poate avea un singur cont de WhatsApp. Pentru ordine, cel mai simplu este un număr separat pentru firmă, cu WhatsApp Business pe el. Mulți patroni folosesc un telefon cu două cartele SIM.
Pot folosi WhatsApp Business de pe calculator?
Da, prin aplicația pentru calculator sau prin browser, după ce o conectezi scanând un cod cu telefonul. Pentru cine scrie mult, răspunsurile de la tastatură sunt mult mai rapide.
Cum trimit oferte sau prețuri pe WhatsApp fără să le scriu de fiecare dată?
Folosește catalogul din WhatsApp Business pentru servicii și prețuri și răspunsurile rapide pentru textele care se repetă. Pentru oferte mai lungi, păstrează un document PDF pe care îl trimiți ca fișier.
Ce fac cu clienții care scriu noaptea?
Setează mesajul de absență, care îi spune clientului când revii. Dacă primești multe mesaje în afara programului, un asistent AI le poate răspunde pe loc și îți lasă dimineața doar cererile complete.
Ghid redactat cu ajutorul AI și revizuit de Echipa Logicon. Cum scriem ghidurile
Toate ghidurile · Alte ghiduri: Clienți, programări și mesaje