Cum scoți datele din facturi și contracte într-un tabel Excel, cu AI

Undeva în firmă există un dosar, fizic sau în calculator, cu sute de facturi, contracte sau bonuri. Cineva trebuie să le treacă într-un tabel: pentru contabilitate, pentru o analiză a cheltuielilor, pentru o verificare a contractelor care expiră. Munca aceasta ia de obicei zile întregi de copiat cifre. Ghidul acesta îți arată cum o face inteligența artificială, ce poate extrage, cum verifici rezultatul și când merită să o dai la volum.

Ce date se pot extrage din facturi și contracte?

Modelele AI actuale citesc documentele aproape ca un om: înțeleg unde este furnizorul, unde este totalul și ce reprezintă fiecare rând. Iată ce se poate scoate, pe tipuri de documente:

Pe lângă datele care stau scrise, AI poate face și mici clasificări: pune fiecare cheltuială într-o categorie (combustibil, materiale, servicii), marchează contractele care expiră în următoarele trei luni sau semnalează facturile cu scadența depășită.

Cum faci asta singur, pentru câteva documente?

Pentru o duzină de facturi, un asistent AI ca ChatGPT sau Gemini este suficient. Pașii sunt simpli:

1. Deschide o conversație nouă și încarcă documentele, ca PDF sau poze clare.
2. Spune exact ce coloane vrei: „Fă un tabel cu coloanele Furnizor, Număr factură, Dată, Total, Scadență”.
3. Cere formatul: datele în forma zi.lună.an, sumele cu virgulă pentru zecimale.
4. Cere tabelul ca fișier Excel sau copiază-l direct în foaia ta.
5. Verifică rezultatul, după metoda de mai jos.

Cu cât instrucțiunea este mai precisă, cu atât rezultatul este mai curat. Regulile de bază pentru instrucțiuni bune sunt în ghidul cum îi ceri ce vrei lui ChatGPT.

Cum verifici rezultatul?

AI citește foarte bine, dar un tabel cu cifre greșite poate face mai mult rău decât niciun tabel. Verificarea este deci obligatorie și are câteva reguli simple:

• Verificarea totalurilor. Adună coloana de sume și compară cu totalul cunoscut, de exemplu din extrasul de cont sau din fișa furnizorului.
• Eșantionul. Alege la întâmplare câteva documente și compară fiecare rând din tabel cu originalul.
• Cazurile ciudate. Caută în tabel sumele foarte mari, datele din viitor, furnizorii necunoscuți sau celulele goale.
• Documentele greu de citit. Scanările proaste și scrisul de mână se verifică integral.
• Semnalarea incertitudinii. Cere AI-ului să marcheze într-o coloană separată câmpurile de care nu este sigur.

Ultima regulă face diferența. Un sistem bine configurat nu ghicește: când nu poate citi o cifră, o marchează pentru verificare. Tu te uiți doar la acele rânduri, nu la toate.

Ce faci când ai sute de documente?

La câteva sute sau mii de documente, conversația cu un asistent AI devine nepractică: încarci pe bucăți, rezultatele vin în formate ușor diferite, verificarea se complică. Aici intervine lucrarea la volum.

O lucrare la volum se face cu un flux pregătit special: documentele intră toate odată, un model AI le citește după aceleași reguli, rezultatele se adună într-un singur tabel, iar un program verifică automat totalurile, formatele și dublurile. Un om verifică apoi eșantionul și rândurile marcate ca nesigure.

Un exemplu ipotetic: o firmă de distribuție vrea să analizeze cheltuielile cu furnizorii pe ultimii doi ani, dar are doar facturile, ca PDF-uri în e-mail. Manual, ar fi fost săptămâni de copiat. La volum, lucrarea este gata în câteva zile, cu un tabel pe care contabilul îl poate filtra pe furnizor, lună și categorie.

La ce folosește tabelul, după ce îl ai?

Un tabel curat cu datele din documente deschide multe posibilități pe care dosarul cu PDF-uri le ascundea:

• vezi cât ai cheltuit pe fiecare furnizor și cum a evoluat prețul unui produs de la o lună la alta;
• afli ce contracte expiră curând și ce clauze de prelungire automată ai;
• compari ofertele mai multor furnizori pe aceleași produse, rând cu rând;
• îi dai contabilului o listă ordonată, în locul unui teanc de hârtii;
• pregătești negocierea cu un furnizor având cifrele exacte ale colaborării.

Adesea, abia cu tabelul în față se vede unde se duc de fapt banii firmei. Iar odată ce tabelul există, fiecare document nou se adaugă ușor la el, lună de lună.

Cât costă o lucrare la volum?

Pe piață, prețurile depind de numărul și de calitatea documentelor, de câte câmpuri se extrag și de cât de riguroasă este verificarea. Unele servicii taxează pe document, altele pe lucrare.

La Logicon facem această lucrare cu AI, cu preț fix: datele din facturi, contracte sau scanări, până la 500 de documente, într-un tabel Excel, costă 200 €. Primești tabelul cu coloanele stabilite împreună și cu rândurile nesigure marcate. Toate lucrările la volum sunt pe pagina Opțiuni și lucrări cu AI.

Ce pregătești înainte să începi?

Strânge documentele într-un singur loc, de preferat ca PDF-uri sau scanări clare. Scrie lista exactă a coloanelor pe care le vrei, în ordinea dorită, și un exemplu de rând completat de mână. Dacă tabelul merge într-un program de contabilitate, cere modelul lui de import. Hotărăște ce faci cu documentele neclare: le recitești tu sau le cauți în original.

Cu aceste lucruri pregătite, fie că lucrezi singur cu ChatGPT, fie că dai lucrarea la volum, rezultatul vine repede și curat. Iar timpul economisit merge în analiza cifrelor, nu în copierea lor.