Cum scrii o ofertă de preț cu ChatGPT, pas cu pas

Ai fost la client, ai măsurat, ai notat pe o foaie ce trebuie făcut. Acum urmează partea pe care mulți meseriași și patroni o amână: scrisul ofertei. Seara, obosit, cu notițele în față, scrii din nou aceleași fraze ca data trecută. ChatGPT poate transforma notițele într-o ofertă ordonată în câteva minute. Mai jos găsești metoda completă, cu o instrucțiune gata de folosit.

Ce informații îi dai lui ChatGPT?

Calitatea ofertei depinde de ce îi dai. ChatGPT nu cunoaște prețurile tale, clientul sau condițiile firmei, deci trebuie să i le spui. Pregătește:

• Despre firma ta: numele, ce faci, orașul, experiența, garanția pe care o oferi.
• Despre client: numele sau firma, adresa lucrării, ce a cerut.
• Lucrările: fiecare operațiune, cu cantitatea și prețul tău unitar.
• Materialele: incluse sau aduse de client, cu prețurile lor.
• Termenul: când poți începe și cât durează.
• Condițiile: avans, plată, valabilitatea ofertei, ce nu intră în preț.
• Tonul: formal pentru o firmă, prietenos pentru o persoană fizică.

Poți scrie notițele exact cum le ai, chiar în prescurtări. ChatGPT le ordonează, cu condiția să conțină toate informațiile.

Cum arată o instrucțiune completă?

Iată un exemplu pentru o firmă de zugrăveli. Copiază-l și adaptează-l la meseria ta:

„Ești asistentul meu pentru oferte. Firma mea se numește Culori Vii, facem zugrăveli și finisaje interioare în Timișoara, de 12 ani, cu garanție de 2 ani la manoperă. Scrie o ofertă de preț pentru doamna Elena Marin, pentru un apartament cu 3 camere, pe strada Lalelelor. Lucrări: glet și vopsea lavabilă pe pereți, 180 metri pătrați, 35 lei pe metru pătrat; vopsit tavane, 70 metri pătrați, 25 lei pe metru pătrat; protejarea mobilei și curățenie la final, 400 lei. Materialele sunt incluse în preț. Putem începe pe 10 noiembrie, durata este de 6 zile lucrătoare. Avans 30%, restul la final. Oferta este valabilă 15 zile. Tonul: politicos, clar, fără termeni tehnici. Structura: introducere scurtă, tabel cu lucrările, total, termen, condiții, încheiere. Lasă totalurile necompletate, le completez eu.”

Observă câteva lucruri. Instrucțiunea spune cine ești, ce vrei, pentru cine, cu ce date și în ce formă. Iar ultima frază îi cere să lase totalurile goale, ca să le calculezi tu sigur.

Cum îmbunătățești prima variantă?

Prima variantă e rareori perfectă, dar e aproape întotdeauna un început bun. Continuă conversația cu cereri scurte:

• „Fă introducerea mai scurtă, două fraze.”
• „Adaugă un paragraf despre cum protejăm mobila și podelele.”
• „Scrie o variantă mai formală, pentru o firmă.”
• „Adaugă o frază care explică de ce folosim glet de calitate.”
• „Scrie la final un îndemn să ne sune pentru confirmare.”

Fiecare cerere durează câteva secunde. În două-trei runde, oferta sună ca a ta, doar mai ordonată. Pentru mai multe reguli despre cum formulezi cererile, vezi ghidul despre cum îi ceri ce vrei lui ChatGPT.

Ce verifici înainte să trimiți oferta?

Aici este partea pe care o faci mereu tu. AI-ul scrie fluent, dar poate greși cifre sau poate adăuga detalii care sună bine și nu sunt adevărate. Verifică pe rând:

1. Cantitățile și prețurile unitare, rând cu rând, față de notițele tale.
2. Totalurile, calculate cu calculatorul sau într-un tabel.
3. Numele clientului și adresa lucrării.
4. Termenul și condițiile, exact cum le-ai stabilit.
5. Promisiunile: ChatGPT poate adăuga din proprie inițiativă garanții sau servicii pe care nu le oferi. Șterge-le.
6. Tonul: citește oferta cu voce tare și vezi dacă sună ca tine.

O ofertă cu o greșeală de preț te pune într-o poziție neplăcută. Cele două minute de verificare sunt cea mai bună investiție din tot procesul.

Cum salvezi modelul pentru ofertele următoare?

După câteva oferte, vei avea o instrucțiune care dă rezultate bune. Salvează-o și refolosește-o:

Cu acest sistem, o ofertă care îți lua o oră seara ajunge să dureze zece-cincisprezece minute, cu tot cu verificare. Iar clientul o primește în aceeași zi cu vizita, ceea ce contează mult când compară mai multe oferte.

Ce urmează după ofertă?

Multe oferte primesc tăcere ca răspuns, pur și simplu pentru că clientul a amânat decizia. Același ChatGPT te ajută să scrii un mesaj scurt de revenire, politicos, trimis după câteva zile. Un exemplu de cerere: „Scrie un mesaj de WhatsApp de trei rânduri pentru un client căruia i-am trimis o ofertă acum cinci zile, ca să întreb dacă are întrebări.” Cum revii la clienții care nu au mai răspuns găsești în ghidul despre clienții care au cerut ofertă și au tăcut.

Când volumul de oferte crește, revenirea poate deveni automată. La Logicon construim Site autonom, în care angajatul digital revine singur, după o zi și după trei, la clienții care au întrebat și apoi nu au mai răspuns, pe WhatsApp, SMS sau e-mail. Tu te ocupi doar de clienții care răspund.