Rapoarte automate: vânzările zilei pe e-mail, fără tabele copiate de mână

Luni dimineață, un patron cu trei magazine deschide programul de facturare, apoi magazinul online, apoi fișierul Excel cu stocurile, apoi extrasul de cont. Copiază cifre, le adună, compară cu săptămâna trecută. O oră mai târziu știe cum a mers weekendul. Aceeași informație poate sta, gata făcută, în e-mailul lui la ora 7. Ghidul acesta explică cum funcționează un raport automat, de unde își ia datele și cum calculezi dacă merită.

Ce cifre vrea un patron să vadă zilnic?

Fiecare afacere are cifrele ei, dar câteva apar aproape peste tot. Un raport bun conține doar ce folosești pentru decizii:

• Vânzările zilei, pe fiecare punct de lucru sau canal, comparate cu aceeași zi din săptămâna trecută.
• Încasările și facturile scadente neîncasate.
• Comenzile noi, cele în lucru și cele întârziate.
• Stocurile care scad sub un prag stabilit de tine.
• Cererile de la clienți: câte au venit, pe ce canal, câte au primit ofertă.
• Produsele sau serviciile cele mai vândute în ultimele zile.

Regula de aur: un raport pe care îl citești în două minute este folosit zilnic. Unul cu cincizeci de rânduri ajunge ignorat după o săptămână. Începe cu cinci-șase cifre și adaugă doar ce îți lipsește cu adevărat.

De unde vin datele pentru raport?

Raportul automat nu inventează nimic. El citește datele din programele pe care firma le folosește deja și le adună într-un singur loc. Sursele obișnuite:

Legătura cu fiecare program se face, de obicei, printr-o interfață de date, adică o ușă prin care programul își lasă datele citite de alte programe, în siguranță. Când programul nu are o astfel de ușă, se folosește exportul automat într-un fișier. Cum comunică programele firmei între ele este explicat pe larg în ghidul despre cum faci programele firmei să comunice.

Raport pe e-mail sau un singur ecran?

Există două forme obișnuite, iar multe firme le folosesc pe amândouă.

Raportul pe e-mail

Pleacă automat la o oră fixă, de exemplu în fiecare dimineață la 7 sau luni la 8, pentru săptămâna trecută. Conține cifrele principale, comparațiile și eventualele alerte: „stoc sub prag la trei produse”, „patru facturi scadente de peste 30 de zile”. Îl citești pe telefon, la cafea.

Ecranul cu cifrele firmei

Este o pagină web, protejată cu parolă, pe care cifrele se actualizează pe parcursul zilei. Arată grafice simple și tabele, cu posibilitatea de a alege perioada sau punctul de lucru. Se potrivește când vrei să urmărești lucrurile în timp real sau când mai mulți oameni din firmă au nevoie de aceleași cifre.

Pentru o firmă mică, raportul pe e-mail este de obicei primul pas. Ecranul devine util când firma are mai multe puncte de lucru sau o echipă care ia decizii pe baza acelorași cifre.

Cât timp economisești, calculat pentru firma ta?

Calculul este simplu și îl poți face chiar acum:

1. Notează cât timp îți ia, pe săptămână, să aduni cifrele de care ai nevoie.
2. Adaugă timpul colegilor care pregătesc tabele pentru tine.
3. Înmulțește cu 52, ca să ai totalul pe an.
4. Pune alături costul unei ore din timpul tău și al colegilor.

Exemplu ipotetic: patronul petrece trei ore pe săptămână cu tabelele, iar o colegă încă două. Asta înseamnă aproximativ 260 de ore pe an. Chiar și la un cost modest pe oră, suma depășește repede prețul unui raport automat. Pe lângă timp, câștigi și ceva greu de pus în bani: cifre fără greșeli de copiere, disponibile în fiecare zi, nu doar când ai timp să le aduni. Metoda completă este descrisă în ghidul despre cum calculezi timpul economisit.

Ce pregătești înainte să ceri un raport automat?

• lista programelor folosite, cu numele lor exact;
• cifrele pe care le vrei, în ordinea importanței;
• un exemplu de tabel pe care îl faci acum de mână;
• ora și canalul la care vrei raportul;
• cine mai primește raportul și ce cifre vede fiecare.

Cu aceste informații, un furnizor îți poate spune repede ce se poate lega automat și cât costă.

Un sfat din practică: pornește cu raportul pe care îl faci deja de mână, exact în forma lui actuală. Te obișnuiești repede cu el, pentru că arată la fel ca tabelul tău, iar după câteva săptămâni vei ști precis ce cifre vrei să adaugi sau să scoți. Un raport crește bine pas cu pas, pe măsură ce vezi ce folosești cu adevărat în deciziile de zi cu zi.

Cât costă un raport automat?

Prețul depinde mai ales de numărul de surse și de cât de ușor se citesc datele din ele. Un raport pe e-mail din una-două surse este o lucrare mică. Un ecran cu date din cinci programe, cu mai mulți utilizatori, cere mai mult lucru. La Logicon construim rapoarte automate de la 300 €, ca parte din serviciul de software la comandă, cu prețul exact scris în propunere după ce vedem programele tale. Detaliile sunt pe pagina software la comandă.