Cât costă un program făcut la comandă pentru firmă

Vine un moment în viața multor firme când tabelele, caietele și grupurile de WhatsApp nu mai țin pasul. Atunci apare ideea unui program făcut exact pentru felul în care lucrezi. Întrebarea firească este cât costă. Răspunsul depinde de câteva lucruri pe care le poți afla și singur, înainte să ceri prima ofertă.

Ce este un program făcut la comandă și când ai nevoie de el?

Un program la comandă este o aplicație construită pentru procesele firmei tale, nu adaptată dintr-un produs gata făcut. Poate fi un program intern pentru echipă, o zonă în care clienții își văd comenzile sau o legătură automată între programele pe care le folosești deja.

Se potrivește când apare unul dintre semnele următoare:

• aceleași date se copiază de mână dintr-un loc în altul, zilnic;
• programele gata făcute te obligă să lucrezi altfel decât îți convine;
• clienții sună des doar ca să întrebe în ce stadiu e lucrarea lor;
• plătești mai multe abonamente care fac, împreună, ceva ce ar putea face un singur program.

Un exemplu ipotetic: o firmă de amenajări cu cinci echipe ține lucrările într-un tabel, pozele pe telefoane și devizele în alt fișier. Un program simplu le adună pe toate într-un singur ecran, iar șeful vede dimineața ce echipă unde lucrează.

Din ce etape se formează prețul?

Orice program trece prin aceleași etape. Fiecare adaugă la preț și fiecare îți spune ceva despre seriozitatea ofertei:

1. Analiza. Furnizorul află cum lucrezi azi, cine folosește programul și ce trebuie să iasă din el. Aici se decide cea mai mare parte a costului, pentru că se stabilesc ecranele și regulile.
2. Construirea. Se scrie programul, ecran cu ecran. Numărul ecranelor și complexitatea regulilor dau timpul de lucru.
3. Legăturile. Programul comunică cu facturarea, cu site-ul sau cu curierul. Fiecare legătură cere timp de construire și de testare.
4. Testarea. Tu și echipa ta încercați programul pe date reale, iar furnizorul corectează ce nu se potrivește.
5. Punerea în funcțiune și întreținerea. Programul se instalează pe un server, datele vechi se mută în el, apoi urmează actualizări și copii de siguranță.

Ce intervale de preț sunt uzuale?

Piața are prețuri foarte diferite, în funcție de cine construiește și cât de mare este programul. Tabelul de mai jos îți dă o orientare prudentă pentru firme mici:

Pentru comparație, la Logicon construim programe la comandă de la 2.000 €, cu găzduirea și întreținerea incluse 12 luni. O zonă privată pentru clienți pornește de la 3.000 €, un program intern sau o aplicație mobilă de la 5.000 €, iar legăturile între programe cu reguli proprii de la 1.000 €. Prețul exact vine într-o propunere scrisă, cu termen fix. Detaliile sunt pe pagina Software la comandă.

De ce diferă atât de mult ofertele pentru același program?

Două oferte pot pleca de la aceeași descriere și pot ajunge la sume foarte diferite. Motivele sunt de obicei trei. Primul: fiecare furnizor a înțeles altfel cerința, deci ofertează alt program. Al doilea: unele oferte includ testarea, mutarea datelor și primul an de întreținere, altele doar construirea. Al treilea: tehnologia aleasă influențează cât de ușor se modifică programul mai târziu.

De aceea, înainte să compari sumele, compari lista de ecrane și de funcții. Dacă o ofertă descrie cinci ecrane și alta zece, vorbesc despre programe diferite.

Cum ții prețul unui program sub control?

Cea mai mare parte a costului vine din funcții care par mici pe hârtie și cer mult timp de construire. Câteva decizii simple țin bugetul acolo unde l-ai planificat:

• Pornește cu partea care doare cel mai tare. Dacă pierzi zilnic o oră cu devizele, construiește întâi modulul de devize.
• Păstrează ce funcționează. Programul de facturare pe care îl folosești deja poate rămâne, legat de noul program.
• Stabilește de la început cine aprobă. O singură persoană din firmă care răspunde la întrebări grăbește fiecare etapă.
• Cere preț fix pe etape. Știi dinainte ce plătești și poți opri după orice etapă, cu o parte utilă deja gata.

Cum ceri o ofertă pe care o poți compara?

Scrie pe o pagină felul în care lucrezi azi, pas cu pas, apoi trimite același text tuturor furnizorilor. Documentul bun conține:

• cine folosește programul și de pe ce: calculator, telefon, tabletă;
• pașii unei lucrări obișnuite, de la cererea clientului la factură;
• ce fișiere și programe folosești acum și ce date trebuie mutate;
• rapoartele pe care vrei să le vezi zilnic sau lunar;
• ce este obligatoriu de la început și ce poate veni într-o etapă a doua.

Cere apoi în fiecare ofertă aceleași rânduri: etapele, termenul, ce primești la final și costul anual după predare. Un program care automatizează partea repetitivă se leagă adesea de alte instrumente, iar ghidul despre programele firmei care comunică între ele îți arată ce se poate rezolva doar cu o legătură, fără un program nou. Dacă nu știi încă dacă ai trecut de pragul tabelelor, ghidul despre Excel sau program dedicat te ajută să decizi.