Google Forms pentru chestionare și cereri interne

Cereri de concediu pe hârtie, un chestionar despre masa de Crăciun trimis pe e-mail, zece răspunsuri diferite adunate de mână într-un tabel. Toate acestea se rezolvă mai simplu cu Google Forms, aplicația gratuită de formulare de la Google. Construiești formularul o dată, trimiți un link, iar răspunsurile vin singure, ordonate. Mai jos vezi cum îl creezi, ce tipuri de întrebări alegi, cum citești rezultatele și cum le legi de o foaie de calcul.

Cum creezi un formular în Google Forms?

Ai nevoie doar de un cont Google, de exemplu cel de Gmail, sau de contul de la serviciu dacă firma folosește Google Workspace. Pașii de bază:

1. Intră pe forms.google.com sau deschide Google Drive și alege „Nou”, apoi Google Forms.
2. Pornește de la un formular gol sau de la un șablon, de exemplu cel de înscriere la un eveniment.
3. Scrie titlul și o descriere scurtă: ce vrei să afli și până când se completează.
4. Adaugă întrebările cu butonul „+”, alegând tipul fiecăreia.
5. Marchează drept obligatorii întrebările fără de care răspunsul nu te ajută.
6. Apasă „Trimite” și copiază linkul, pe care îl pui pe e-mail sau în grupul echipei.

Înainte de trimitere, folosește previzualizarea, butonul în formă de ochi, și completează tu formularul o dată, ca un coleg. Așa prinzi întrebările neclare sau opțiunile lipsă.

Ce tipuri de întrebări are un chestionar Google Forms?

Alegerea tipului potrivit face diferența dintre rezultate ușor de numărat și un teanc de texte greu de citit.

Preferă întrebările cu variante ori de câte ori se poate: se numără automat și se compară ușor. Păstrează câmpurile de tip paragraf pentru una-două întrebări deschise, la final.

Un asistent AI precum ChatGPT, Gemini sau Copilot te ajută să scrii întrebările. Îi descrii scopul, de exemplu „vreau să aflu ce cursuri de formare și-ar dori colegii din contabilitate”, și îi ceri opt întrebări clare, cu variante de răspuns. În unele conturi Google Workspace, asistentul Gemini e integrat chiar în Google Forms; verifică dacă îl vezi în contul tău.

Cum faci un formular pentru cereri interne?

Pe lângă chestionare, Google Forms e util pentru cererile repetitive de la birou: concedii, materiale de birou, reparații, deplasări. Gândește-te la cererile de consumabile, care vin de obicei pe e-mail, la telefon și pe bilețele. Un singur formular cu patru întrebări (cine cere, ce anume, câte bucăți și până când) le strânge pe toate într-un singur loc, în ordinea sosirii.

Câteva setări utile pentru cereri interne, în fila „Setări” a formularului:

• colectarea adreselor de e-mail, ca să știi cine a trimis fiecare cerere;
• limitarea la un singur răspuns de persoană, pentru chestionare;
• trimiterea unei copii a răspunsului către cel care completează;
• un mesaj de confirmare clar, de exemplu „Cererea ta a ajuns. Primești răspuns în două zile lucrătoare.”

Unde vezi rezultatele formularului?

În formularul deschis, fila „Răspunsuri” arată totul pe loc. Ai trei vederi:

• Rezumat: grafice automate pentru fiecare întrebare, bune pentru o privire de ansamblu;
• Întrebare: toate răspunsurile la o singură întrebare, una sub alta;
• Individual: răspunsul complet al fiecărei persoane, pe rând.

Tot acolo poți opri primirea de răspunsuri când s-a încheiat termenul. Formularul rămâne online, dar afișează un mesaj că nu mai acceptă completări.

Cum trimiți rezultatele într-o foaie de calcul?

Pentru analize mai serioase, mută răspunsurile în Google Sheets, varianta Google a lui Excel. În fila „Răspunsuri” apeși pe butonul de legătură cu Foi de calcul, marcat cu pictograma verde de tabel (numele exact diferă puțin de la o versiune la alta), și alegi o foaie nouă. Fiecare răspuns nou apare apoi automat ca rând nou, cu data și ora completării.

De acolo poți sorta, filtra sau calcula. Dacă vrei totaluri pe departamente sau medii ale notelor, îi ceri asistentului AI formula potrivită, descriind în cuvinte ce vrei; ghidul despre formulele Excel scrise cu ajutorul AI arată cum, iar metoda merge la fel în Google Sheets. Dacă ai nevoie de fișierul în Excel, îl descarci din meniul foii de calcul.

Când cererile trebuie să ajungă automat și la cineva pe e-mail sau în alt program, pasul următor sunt fluxurile automate, descrise în ghidul despre Power Automate pentru începători.

Ce formular faci primul?

Alege o situație de la birou care se repetă și pentru care colectezi acum informații pe mai multe canale. Fă un formular cu cel mult cinci întrebări, testează-l cu un coleg și trimite-l echipei. După o săptămână, te uiți la rezultate și îl ajustezi. Aceleași principii se aplică și pentru formularele trimise clienților, cum arată ghidul despre chestionarul de început de proiect.