Formatarea condiționată în Excel: tabele care îți arată singure ce contează

Ai un tabel cu două sute de facturi și trebuie să vezi, dintr-o privire, care sunt restante. Formatarea condiționată în Excel face exact asta: colorează singură celulele care îndeplinesc o regulă, iar culorile se schimbă automat când se schimbă datele. Mai jos ai regulile de bază, exemple concrete de birou, cum le gestionezi și greșelile care încurcă cel mai des.

Ce este formatarea condiționată și unde o găsești?

Formatarea obișnuită e fixă: faci o celulă roșie și rămâne roșie. Formatarea condiționată pune o regulă: „fă celula roșie dacă data scadenței a trecut”. Mâine, când trece altă scadență, și acea celulă devine roșie, fără să faci nimic.

O găsești în fila Pornire (Home, în Excelul în engleză), butonul Formatare condiționată. Selectezi întâi celulele, apoi alegi regula. Google Sheets are o funcție asemănătoare, în meniul Format.

Ce reguli de culori îți oferă Excel?

Există și seturi de pictograme, cum ar fi săgețile sus-jos sau semafoarele. Sunt atractive, dar folosește-le cu măsură: un tabel cu prea multe simboluri devine greu de citit.

Ce exemple de formatare condiționată folosești zilnic?

Termenele depășite

Selectezi coloana cu scadențele, alegi regula pentru date și o variantă de tipul „ieri” sau „săptămâna trecută”. Pentru „tot ce a trecut de azi”, e mai precisă o regulă cu formulă, explicată mai jos.

Stocurile mici

Selectezi coloana cu stocul, alegi „mai mic decât” și scrii pragul, de exemplu 20. Toate produsele sub prag devin portocalii. Un scenariu ipotetic: la un depozit din Oradea, gestionara vede dimineața, pe o singură foaie, ce trebuie comandat.

Valorile duble

Selectezi coloana cu numerele de factură sau cu codurile de produs și alegi regula pentru valori dublate. Dublurile ies imediat în evidență, înainte să facă probleme la raportare.

Textul care conține ceva

Pe coloana de stare, regula „text care conține” cu „anulat” colorează gri toate comenzile anulate. Tabelul rămâne complet, dar ochiul trece peste ele.

Cum scrii o regulă cu formulă, cu ajutorul AI?

Pentru situații mai complicate, alegi „Regulă nouă” și apoi varianta în care folosești o formulă. Formula trebuie să dea adevărat sau fals pentru primul rând selectat, iar Excel o aplică apoi la toate rândurile.

Un caz imaginar, dar des întâlnit: vrei să colorezi tot rândul unei facturi neplătite și scadente. Formula, pentru un tabel care începe pe rândul 2, cu scadența în coloana D și starea în coloana E, arată așa: =ȘI($D2<AZI();$E2="neplătit"). Semnul $ din fața literei ține coloana fixă, iar rândul se schimbă de la un rând la altul. În Excelul în engleză, funcțiile se numesc AND și TODAY, iar separatorul poate fi virgula în loc de punct și virgulă, după setările calculatorului.

Un asistent AI, precum Copilot, ChatGPT sau Gemini, scrie astfel de formule rapid dacă îi descrii tabelul: „Am scadența în coloana D, starea în E, datele încep pe rândul 2. Vreau o formulă de formatare condiționată care colorează rândul când scadența a trecut și starea e «neplătit». Excel în română.” Verifici apoi regula pe câteva rânduri pe care le știi. Mai multe exemple de cereri găsești în ghidul despre formulele Excel scrise cu ajutorul AI.

Cum gestionezi regulile ca să nu se încurce?

După câteva luni, un fișier poate aduna zeci de reguli, unele peste altele. Din butonul Formatare condiționată, opțiunea Gestionare reguli îți arată lista completă.

• Alege sus să vezi regulile pentru toată foaia, nu doar pentru selecție.
• Verifică zona „Se aplică la” a fiecărei reguli; uneori s-a întins pe coloane greșite după copieri.
• Ordinea contează: regula de sus are prioritate când două reguli se suprapun.
• Șterge regulile vechi, de care nu mai ai nevoie.

Ce greșeli fac cel mai des începătorii?

• Prea multe culori. Dacă totul e colorat, nimic nu mai iese în evidență. Păstrează două-trei culori cu sens clar: roșu pentru urgent, galben pentru atenție.
• Semnul $ pus greșit în formulă, care face regula să verifice mereu aceeași celulă.
• Numere salvate ca text, pe care regulile „mai mare decât” le ignoră.
• Culori greu de deosebit pentru colegii care văd mai slab anumite nuanțe; adaugă și o coloană de stare scrisă, pe lângă culoare.

Cum continui de aici?

Alege un singur tabel pe care îl deschizi zilnic și pune pe el o singură regulă utilă, de exemplu termenele depășite. După o săptămână, adaugă a doua. Formatarea condiționată funcționează foarte bine și în rezumatele făcute cu tabelele pivot în Excel, unde evidențiază automat lunile slabe sau agenții cu cele mai mari vânzări. Aceeași idee de listă cu termene colorate ajută și meseriașii care țin evidența garanției pentru lucrările făcute clienților.